A szolgáltatási tevékenységünkkel kapcsolatos panaszokat, észrevételeket a KOTK Oktatási Központ telephelyén (1137 Budapest, Radnóti Miklós utca 2. II. emelet) a tanulmányi vezetőnél, illetve a titkárságon lehet bejelenteni. Panasznak minősül a névvel, címmel ellátott és konkrét esetre történő írásos vagy szóbeli észrevétel, beadvány. A szóbeli bejelentésekről jegyzőkönyvet veszünk fel. A panasz és a jogorvoslat alapját a felnőttképzési szerződés jelenti. A beérkező észrevételekről az ügyvezető igazgató az illetékes vezetővel konzultál a jogosság eldöntése, illetve a szükséges intézkedés meghatározása érdekében.
A szóbeli panaszt azonnal megvizsgáljuk, és szükség szerint orvosoljuk. Ha a résztvevő a panasz kezelésével nem ért egyet vagy a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, az intézmény munkatársa a panaszról és a bejelentő azzal kapcsolatos álláspontjáról haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egy másolati példányát
a) személyesen közölt panasz esetén helyben a résztvevőnek átadja,
b) telefonon bejelentett, egyéb elektronikus hírközlési szolgáltatás felhasználásával, vagy levélben közölt panasz esetén elküldi a résztvevőnek, legkésőbb a válasszal együtt.
A probléma értékelésénél a szolgáltatási dokumentáció (Tájékoztató, Tanulmányi napló, Modulzáróvizsga-jegyzőkönyv stb.) feljegyzéseit vesszük alapul. Szükség esetén vizsgálatot folytatunk. Első lépésként meggyőződünk az észrevétel valós voltáról (ebbe szükség szerint bevonjuk az érintett kollégákat, oktatókat, illetve a képzésben résztvevőket is). Mérlegeljük az ügy súlyosságát, majd megoldási lehetőségeket keresünk. A reklamációra a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb 30 napon belül írásban válaszolunk.
Amennyiben a panasztevő a felajánlott megoldást nem fogadja el, úgy az illetékes vezető tájékoztatja arról, hogy milyen magasabb fórumokhoz fordulhat problémájával. Jogvita esetén a felek a Budapesti Békéltető Testülethez fordulhatnak (székhelye: 1016 Budapest, Krisztina krt. 99. III. em. 310., levelezési cím: 1253 Budapest, Pf.: 10., e-mail cím: bekelteto.testulet@bkik.hu, fax: 06 (1) 488 21 86, telefon: 06 (1) 488 21 31).
Budapest, 2017. november 2.
Salusinszky András, ügyvezető igazgató